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      制度高手是怎樣練成的 ——如何制定企業制度
      瀏覽量:311 作者:潤科小編 來源: 發布時間 :2017/06/13 11:52:07

      制度是為正式組織服務的,沒有制度的組織,是非正式組織,或者是一團散砂。企業是正式組織演化比較高級的一種組織形態。

      企業是一個以營利為目的的經濟組織,這種營利的屬性決定了企業必須通過市場競爭而獲得訂單,憑什么獲得訂單?依靠企業的核心競爭優勢。企業這種優勢的獲得需要一個循序漸進的過程,完成這個過程最重要的載體是“制度”。制度承載一個企業的全部知識生產力——核心競爭優勢。

      制度如此重要,企業制度如何制定?有必要知道制度的解釋。關于制度方面的論述少見相關文章,更鮮有相關專業書籍專門研究和闡述“制度”是什么和如何設計、制定。記得有一次,某公司董事長王董就問過:“企業制度是什么?”,我們一般會從“制度”兩字字義來解釋,“制”,控制也,“度”,衡量標準也,因此“”就是“用來控制的衡量標準”。這個解釋是從制度的作用角度來定義的。企業制度是什么?在2011年我的一本《流程修煉——通往卓越之路》書上給出了一個定義:企業制度是企業最先進的管理經驗和管理技術不斷固化的結果,不管企業章程治理制度、決策制度、核心業務制度、績效考核制度和其他輔助支持制度,都應該是在不斷吸收企業外部標桿企業好的經驗和企業自己內部好的實踐,持續改進的結果。這個制度的解釋是從制度的內容來源角度定義的。

      在后面這個定義基礎上,如何制定制度需要六步來完成:一是申請擬定新制度;二是設計制度制定方案;三是收集和訪談起草制度的原材料;四是按照標準模版起草制度;五是企業內部橫向專業評審制度內容;六是正式發布制度。

      申請擬定新制度

      申請擬定新制度首先需要把新制度應對的風險闡述清楚,管理什么風險是新制度的基本價值,是制定新制度的最大前提。其次界定新制度適用的管理范圍,解釋清楚制度為誰制定,這個誰決定了制度內容的表述形式。第三是新制度擬定的相關法律、上級監管單位的制度依據;第四是明確制定此新制度的目的,闡述清楚新制度的上下左右對接什么其他現成的制度,制度接口要說明清楚,規范和引導什么業務行為。這些都是對新制度的定位,新制度定位清楚了,后面的工作就有基礎了。一般由對應風險主控部門來牽頭進行申請擬定新制度。

      設計制度制定方案

      根據新制度的定位,就可以確定需要哪些部門的人員參與到編寫制度的工作小組中來或者牽頭部門獨立完成,確定需要到哪些部門去收集管理實踐經驗和原始素材,明確需要去訪談哪些資深的經驗豐富的業務人士,必要時候需要訪談和咨詢業務領域的專家。方案還要明確需要收集和訪談的原始材料內容清單,內容清單依據PDCA循環,包括被管理業務對象的業務任務發起、計劃/策劃、實施、完成業務任務、臺賬、業務統計、監督檢查、績效考核等方面的內容。

      收集和訪談起草制度的原材料

      依據方案和分工,開始收集起草制度需要的原材料和通過訪談具有豐富實踐工作經驗的人員獲得一手的原材料,這是一個比較細致的工作過程,必須深入業務一線人員了解和訪談,他們可能有非常好的建議和想法。這是實現“企業制度是企業最先進的管理經驗和管理技術不斷固化的結果”關鍵一步驟。這一步的工作質量決定新制度的質量。 

      按照標準模版起草制度

      目前主要有兩種制度標準模版起草制度,一種是章節文本式的,另一種是流程圖表式的。但是不管哪種制度表現形式,制度都是由 “1+6”要素構成,即制度“1+6”要素。即任何一項業務工作或者管理工作都可以分解成“1+6”要素?!?”代表特定管理目標(KPI),“6”分別代表實現“1”考核管理目標需要實施的工作步驟、工作主體、工作任務、工作標準、工作方法和工作記錄。也就是說,對準特定目標,要完成任何一項業務工作或者管理工作,其基本的標準流程都是由這六部分組成,即完成這項工作要經歷幾個實施步驟?每個步驟的責任主體是誰?每個步驟的具體工作任務是什么?要達到的標準(如時間標準、質量標準和審核標準等)是什么?以及使用什么樣的工作方法(如工作依據、工作組織形式、工作技巧注意事項禁止行為等)和需要留下的工作記錄痕跡。

      制度的兩種表現形式如下

      前者標準模版,簡單、直觀,業務運行過程可視,并有利于直接信息化轉化;后者標準模版,符合制度傳統閱讀習慣,但是業務運行過程不可視,不利于信息化轉化。

      企業內部橫向專業評審制度內容

      按照制度標準模版擬定好新制度后,就可以交該制度涉及的、需要參與、配合執行的專業部門進行內容上適宜性評審。 

      正式發布制度

      根據各專業部門評審意見修改后,即可以報企業決策層審定并走發文程序,正式發布制度,并對新制度適用范圍進行宣貫培訓,督促執行,根據執行中的存在問題持續改進。

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